La decisión de agregar elementos virtuales a un evento en vivo no es fácil. A veces es la necesidad de conocimientos tecnológicos lo que puede intimidar o es una preocupación acerca de cuánto aumentarán estos elementos virtuales el ya estirado presupuesto.
A muchos planificadores les preocupa que la transmisión virtual de sesiones disminuya la participación en el sitio, reduciendo los ingresos en otras áreas, como las comisiones de hoteles y la participación de patrocinadores. En realidad, la audiencia virtual puede expandir el flujo de ingresos y generar marketing. A continuación compartimos 10 pasos que especialistas sugieren para organizar un evento híbrido:
Al planear una reunión en vivo, el primer paso es determinar los objetivos. Lo mismo aplica para una reunión híbrida que incorpora elementos virtuales en la plataforma en vivo. Se debe saber el objetivo final deseado, en otras palabras, alinear los objetivos para todas las facetas de la reunión.
Decidir si se quiere llegar a un público local, regional, nacional o internacional, además de escoger los elementos de la conferencia que se desea que estén disponibles para la audiencia virtual. Quizás es el conocido orador principal quien tiene el poder para atraer a una audiencia más amplia… La audiencia virtual, al igual que la que asiste en persona, también pagará para tener esta oportunidad.
Si se ha determinado que la audiencia virtual verá las presentaciones desde distintos husos horarios, es necesario adaptar la agenda a los mejores momentos para los participantes. También se sugiere colocar la presentación transmitida antes de un largo descanso en la agenda, en caso de que haya algún problema con la tecnología, se tiene algo de amortiguación en el calendario de la agenda.
Esto ayuda a determinar la velocidad de transferencia de datos o el ancho de banda necesario. Una imagen estática como una diapositiva sin video no requiere una señal fuerte para transmitir, sin embargo, las imágenes de alta definición requieren una mayor capacidad. Mientras más movimiento o video contenga una presentación, más fuerte debe ser la señal, lo que requiere una tecnología más costosa.
Es importante que los oradores sepan desde el principio que se presentarán tanto en público como en vivo. Se les debe brindar la mayor cantidad posible de información acerca de la audiencia virtual, qué ciudades, estados o países están viendo. Es importante asegurarse de que el asistente virtual tiene la misma oportunidad que el asistente en el sitio.
Es importante conocer las necesidades tecnológicas del evento, apoyándose en alguien de TI y contratar a un proveedor que tenga un historial exitoso de transmisiones en vivo, tanto a nivel nacional como en el extranjero.
Todo buen planificador sabe que no debe organizar una función al aire libre sin tener espacio de respaldo en el interior. Lo mismo es cierto para un evento virtual. Si la tecnología se cae y pierde la señal, necesita un plan de respaldo. Si la señal para la comunidad en línea disminuye, la posibilidad de transmitir una presentación alternativa no es posible. Simplemente se debe esperar hasta que la señal regrese y notificar a la audiencia en línea que cualquier parte de la presentación que se haya perdido estará disponible en línea después de la conferencia.
Contar con un miembro del personal dedicado en el componente virtual, como un "conserje virtual" que estará siempre pendiente del monitoreo de la presentación en línea y quizás de las respuestas a las redes sociales. De esta forma, si se pierde la señal de transmisión o el audio, el conserje virtual puede llamar de inmediato al soporte técnico para solucionar el problema.
Si se cobrará una tarifa por la conferencia, determinar cómo se valorará el precio de las presentaciones en línea en comparación con la asistencia en persona. No olvidar comunicar el enlace para acceder a las presentaciones una y otra vez. El asistente virtual debe recibir el enlace al registrarse para la conferencia, luego un recordatorio al menos un mes antes de la reunión y una semana antes. El enlace debe llevar a los asistentes al sitio web de la organización o al sitio web del evento para una promoción adicional de la marca.
Del mismo modo que se encuestaría a la audiencia en sitio para obtener comentarios acerca del éxito de la reunión, también se deberá encuestar a la audiencia en línea. Sería útil agregar preguntas a la encuesta de la audiencia virtual preguntándoles qué tan fácil era acceder al sitio, si tenían algún problema con la señal, etc. También es beneficioso hacer un seguimiento de cuántas veces se accedió a las presentaciones después del evento.
En On Tempo, especialistas en la planeación de Congresos, Grupos y Eventos, podemos ayudarte con la organización de tu próximo evento híbrido para que logres mantenerte actualizado y en tendencia con las exigencias de la industria.
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