Mayo 2017
TIPS PARA INCREMENTAR LA ASISTENCIA EN SUS CONGRESOS
Como experto en la planeación y operación de Congresos, On Tempo tiene el compromiso de trabajar en conjunto con las asociaciones para lograr el éxito de sus eventos [clic to tweet] en todos sus aspectos: logístico, asistencial, académico y financiero; por lo que gran parte de nuestro trabajo, reincide en llevar a cabo estrategias para hacer de tus reuniones una experiencia atractiva, con el fin de aumentar, año con año, la participación de sus miembros actuales y potenciales.
Aquí hay algunas ideas e indicaciones de cómo hacer que eso suceda:
- Usar blogs para crear un sentido de comunidad durante todo el año; sobre un tema o subconjunto de la asociación. A través de éste, se debatirá cualquier cosa, y en esos términos se contribuirá al contenido educativo de la conferencia o reunión. Al hacerlo, se proporciona un sentido de respaldo y/o acuerdo de que la educación es buena y los miembros interesados asistirán.
- Si hay un área de exposición, permitir que cada uno sea capaz de demostrar su producto y/o servicio con invitaciones a los clientes.
- Ofrecer precios especiales. Muchas organizaciones tienen varios colaboradores calificados a los que les gustaría asistir. Ofrecer descuentos considerables para más de dos o tres de la misma organización, puede aliviar parte de la resistencia a los precios.
- Hacer que los expertos hablen y asistan a reuniones sociales para mezclarse con sus asistentes. Asegurarse que los oradores son líderes en sus campos.
- Ofrecer descuentos los primeros días para que cualquiera que repita dos conferencias consecutivas, pueda obtener un descuento al inscribirse el próximo año.
- Organizar un sorteo en la sesión general de clausura.
- Entender los datos demográficos de los miembros de la organización, así como sus preferencias de destinos para viajar, con el fin de llevar a cabo las reuniones, en sus lugares predilectos.
- Crear un video promocional con fragmentos de las memorias de los eventos para atraer a nuevos asistentes.
- Pedir a los ponentes del programa educativo, que escriban una breve e interesante reseña sobre el contenido de su sesión académica, para incentivar a los participantes a participar en la misma.
- Llevar a cabo evaluaciones de las necesidades de los congresistas, con el fin de dar cumplimiento a sus intereses, necesidades y expectativas. También, se puede citar los resultados de las evaluaciones de reuniones pasadas en la comercialización de la reunión del próximo año. Es importante dar seguimiento a la retroalimentación, para que los miembros sepan que se está tomando acción sobre lo que les interesa.
- Utilizar herramientas tecnológicas para facilitar la conexión en red entre los asistentes y/o hacer coincidir a los asistentes con las personas con las que quieren reunirse.
- Implementar una sesión abierta para compartir entre los asistentes su aprendizaje durante el evento.
Fuente:
Professional Meeting Managment, 5th edition. Chapter 5: Marketing and Promotion, Strategy and Collaboration. Ramsborg, G.C. Miller, B.E. (Eds.) (5th ed.) (2006) Dubuque, Lowa: Kendall/Hunt Publisher.
